日報のデジタル化をさらに推進！
勤怠管理と労務・監査対応の自動化を実現しました
前回の日報デジタル化に続き、今回は日報データを活用した「勤怠管理表の自動作成」および「労務・監査対応の仕組みづくり」を進めましたので、その進捗をご紹介いたします。
システムやツールを構築していくと、現場の運用に合わせて次々と改善点や追加の要望が出てくるものですが、一つひとつ形にしていくことで業務効率が劇的に変わっていくのを実感しています。
今回構築した主な機能と仕組み
- プルダウンによる月・ドライバー名の簡単選択とデータ連動
表示させたい「月」や「ドライバー名」をプルダウン形式で自由に選択できるように改良しました。選択した条件に対応したデータが瞬時に呼び出されるスムーズな仕組みを実現しています。 - 曜日とセルの自動色分け（土日対応）
選択した日付に対応する曜日が自動で表示されるよう設定しました。さらに、土曜日と日曜日のセルだけが自動で色分けされて変わる仕様にし、視認性と利便性を高めています。 - 月末の表示不具合の完全解消
プルダウンで選んだ月が31日より少ない月（例えば11月であれば30日まで）の場合、従来のままだと31日の部分に翌月の1日が表示されてしまう不具合が発生していました。これをしっかりと解消し、「その月のデータのみ」が正確に表示される仕様へとブラッシュアップしました。 - 勤怠管理表の自動作成とデータ分け
日報に入力されたデータを自動で抽出し、勤怠管理表を自動生成するように構築しました。「個別データ」と「全体データ」に分けて管理することで、個人の勤務状況の把握から全体の集計までスムーズに行えるようになっています。 - 自動PDF化と自動フォルダ分け保存
作成された勤怠管理表は自動でPDF化されます。さらに、保存先も「月別」「名前別」のフォルダ階層に自動で振り分けられて保存されるため、後から書類を探す手間が一切かかりません。 - 社労士提出用CSV形式への対応
労務手続きにおいて社労士から求められるCSV形式での出力にも対応させました。これにより、データ加工の手間を省き、スムーズな連携が可能となっています。 - 自動更新トリガーの設定
毎日決まった時間に自動でデータが更新されるようトリガーを設定しています。人が手動で作業するプロセスを極力排除し、常に最新の状態が保たれる仕組みです。 - 社労士との連携による給与計算の自動化
この勤怠データやPDFを社労士と共有することで、毎月の給与計算・給与明細の発行までが自動で連動して上がってくる仕組みが整いました。バックオフィス業務の負担を大幅に軽減できます。 - 運輸支局の監査対策（変更履歴の記録）
運輸支局の監査に対応するため、「いつ、誰が、どの場所を、どのように変更したか」という変更履歴（監査ログ）を正確に記録・管理する仕様も組み込みました。コンプライアンス面も万全の体制を整えています。
開発を進めてみての感想
ツールやシステムというものは、実際に運用を始めてみると「ここをこうしたい」「こういう機能もあった方が便利だ」「月末の表示をこう直したい」と、後から後から修正箇所や改善アイデアが出てくるものです。
開発の苦労を身をもって体験する毎日ではありますが、一つひとつの課題をクリアして業務が自動化・効率化されていく手応えは非常に大きなものです。
次のステップへ
日報と勤怠管理の仕組みが整ったところで、次は車両情報をより細かく管理する仕組みの構築へ移行していきます。
事業の成長と現場の効率化を両立させるため、引き続きシステムのブラッシュアップを進めてまいります。
尾崎
