現在、紙に手書きで行っている運転日報の作成業務を、スマホだけで完結できる仕組みを自社で構築中です。
高額な費用がかかるデジタコを導入するほどではない、あるいは「現場できちんと使いこなせるか不安だ」といった理由で、
従来の運用から抜け出せずにいる企業様にとって、まさにジャストフィットする実用的なソリューションになると確信しています。
🛠️ GoogleフォームとGASを活用した自動化の仕組み
使用するソフトは、身近なGoogleフォームとスプレッドシートです。高価な専用システムを導入しなくても、アイデア次第でここまで高度な自動化が可能です。
- スマホで簡単に入力＆送信
- ドライバーはスマホから、日付や名前、出庫時間、体調などの質問項目に答えて送信ボタンを押すだけです。
- 自動で日報雛形へ反映 ＆ PDF化
- 回答データがスプレッドシートに蓄積され、別のシートで作られた日報の雛形に自動で反映されます。完成した日報は自動でPDF化されます。
- Googleドライブへの完全自動階層保存
- 保存されたPDFは、Googleドライブ上で 「ドライバー名 ＞ 年 ＞ 月」 のフォルダに自動で振り分けられます。
指定したフォルダが存在しない場合も、システムが自動で新規作成するため、手動の整理整頓は一切不要です。
ドライバーが送信ボタンを押してからファイル保存までの全プロセスが完全自動で行われます。
- 事務員による修正・差し替えもボタン一つで
- フォームの回答に不備があり、事務員が手動で修正を行った場合でも、ボタン一つで古いPDFファイルをゴミ箱へ移動し、新しい内容のファイルへと自動で差し替えます。
ファイル名にはフォーム回答の「行番号」が記載されているため、該当データの検索もスムーズです。
- 安心の履歴管理と改ざん防止
- 「誰が・どこを修正したのか」という変更履歴を別のファイルに自動記録する仕組みを設けており、不正な改ざんや記録の曖昧さをしっかりと防止します。
💡 今後の展望と楽しみ
「今のAI技術なら、タコメーターの解析すら自動でできるようになるのでは？」と考えると、さらにワクワクが広がりますが、それはまた別のステップのお楽しみです。
大きな初期投資を一気に行うのではなく、現場の負担を抑えながら、ひとつひとつのプロセスを楽しみつつDX化を進めていきたいと考えています。
尾崎
